Sandy Hill Town and Gown Committee
TERMS OF REFERENCE
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- VISION
1.1. Sandy Hill is a community in which citizens:
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- take pride in their neighborhood;
- enjoy and contribute toward a high quality of living and learning; and
- are aware of and respect the rights and responsibilities of living together in a vibrant and dynamic near-campus urban neighborhood.
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- MANDATE
2.1. The Sandy Hill Town and Gown Committee (“Committee”) seeks to develop and enhance relationships and communication among the University of Ottawa, the City of Ottawa, protective services, residents, students and landlords. The Committee serves as a forum for the exchange of information on issues and initiatives involving the University of Ottawa, the City of Ottawa and the community of Sandy Hill and to develop and implement appropriate and coordinated responses. All members of the Committee work toward the vision.
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- ROLES
3.1. The Sandy Hill Town and Gown Committee serves as a coordinating body for issues involving stakeholders and plays the following roles:
3.1.1. Provides a multidisciplinary forum for open discussion on issues of common concern;
3.1.2. Facilitates communication among stakeholders;
3.1.3. Identifies, prioritizes and addresses specific issues and concerns;
3.1.4. Creates Working Groups, studies or projects where specific initiatives can be directed;
3.1.5. Monitors and evaluates activities of these sub-committees, studies or projects; and
3.1.6. Makes recommendations to achieve the mandate.
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- MEMBERSHIP COMPOSITION
4.1. The Committee membership is comprised of stakeholders who live, work or otherwise have responsibility for the quality of life in Sandy Hill and is as follows:
4.2. Members: Nine (9) members consisting of:
4.2.1. The Councillor for Ward 12, in which Sandy Hill is situated;
4.2.2. One Senior Manager from City of Ottawa Emergency and Protective Services;
4.2.3. One Administrative representative of the University of Ottawa;
4.2.4. One Representative of the Student Federation of the University of Ottawa (SFUO);
4.2.5. One Representative of the Graduate Student Association of the University of Ottawa (GSAED);
4.2.6. One Representative from Ottawa Police Services;
4.2.7. One Representative from Action Sandy Hill;
4.2.8. One Member-at-Large resident representative from Sandy Hill; and
4.2.9. One Member-at-Large landlord representative from Sandy Hill.
4.3. Resource Group: One Representative of each of the following will be invited to attend the Committee or Working Group meetings when necessary:
4.3.1. City of Ottawa Fire Services
4.3.2. City of Ottawa Planning and Growth Management Department
4.3.3. University of Ottawa – Sports Services
4.3.4. University of Ottawa –Campus Housing
4.3.5. University of Ottawa – Quality of Student Experience
4.3.6. Association of Sandy Hill businesses or similar body
4.3.7. Assocaition of Sandy Hill landlords or similar body
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- COMMITTEE
5.1. Committee appointments shall be determined at the first regular meeting every two years;
5.2. The Chair and Vice-Chair are elected by the Committee from among its Members on a process to be agreed upon by the Committee;
5.3. The Chair and Vice-Chair positions shall be rotating positions among the Committee Members on a schedule to be agreed upon by the Committee; and
5.4. There shall be a minimum of three (3) Committee meetings per calendar year.
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- CHAIRPERSON
6.1. The Chair shall preside over all Committee meetings and be responsible for the overall administration of the affairs of the Committee;
6.2. The Chair will recognize all speakers;
6.3. “In Camera” items dealing with enforcement, legal, property or financial matters shall be at the call of the Chair, and shall be referenced in the minutes without disclosing confidential information;
6.4. The Chair shall be an active and voting member of the Committee;
6.5. If the Chair is unable to attend a meeting, the Vice-Chair will chair the meeting;
6.6. The Chair shall provide a minute-taker to prepare and distribute the agendas and minutes to the Committee members prior to each Committee meeting;
6.7. The Chair shall provide a copy of the minutes to the general public upon request; and
6.8. A central record of all public reports and all media releases shall be kept on file.
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- WORKING GROUPS
7.1. Working Groups may be established, as required, to complete specific research or to implement a specific project. Working Groups shall be approved by the Committee;
7.2. Working Group Chairpersons shall be appointed by the Committee as required;
7.3. Working Group Chairpersons shall be responsible for calling and chairing Working Group meetings, setting up meeting agendas, submitting minutes of meetings, and the preparation of subcommittee reports to the Committee
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- APPOINTMENTS AND VACANCIES
8.1. Appointments to the Committee shall be made by the respective agency from which representation is listed above and shall not have a set term of appointment, except for the Members-at Large;
8.2. Members-at-Large – consisting of residents and landlords from Sandy Hill – shall be appointed by the Committee for a period of two years;
8.2.1. The Committee shall accept qualified Member-at-Large nominations for the neighbourhood representative positions and make the appointments.
8.3. Representatives shall be comprised of senior decision makers of their respective agency;
8.4. A vacancy shall occur when a member or a member group resigns by sending written notice to that effect to the Committee;
8.5. If a person ceases to be a member of the Committee under the Member-at-Large appointment before the expiration of his or her term, the Committee shall appoint another eligible person for the unexpired portion of the term; and
8.6. The Committee is encouraged to appoint to special Working Groups its members and/or citizens at large to deal with any special study or assignment coming within its mandate. Such Working Groups shall deal only with the matter or question referred to it for consideration, and shall be disbanded upon completion of the assignment.
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- QUALIFICATIONS
9.1. Only members of the various organizations cited in the composition of the Committee may represent their respective body; and
9.2. Any person who is a permanent resident of Sandy Hill (i.e. has been residing in Sandy Hill for a minimum of six (6) consecutive months) or is an owner of rental residential properties in Sandy Hill may be appointed as a Member-at-Large neighbourhood representative. They need not necessarily be a member of an organized neighbourhood association.
Adopted 27 August, 2012
If you wish to volunteer with the committee or have comments and questions on any town and gown issues, please direct your correspondence to towngown@ash-acs.ca.
Read recent posts relating to the Town & Gown Committee.
Town and Gown Committee Terms of Reference
Comité mixte université-communauté
ATTRIBUTIONS
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- VISION
1.1 La Côte-de-Sable est une collectivité où les citoyens :
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- sont fiers de leur quartier;
- jouissent d’une qualité de vie et d’éducation exceptionnelle et y contribuent; et
- connaissent et respectent les droits et responsabilités inhérents à la vie urbaine en collectivité à proximité d’un campus universitaire vivant et dynamique.
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- MANDAT
2.1. Le Comité mixte université-communauté (le « Comité ») vise à nouer et à renforcer les relations entre l’Université d’Ottawa, la Ville d’Ottawa, les services de protection, les résidants, les étudiants et les propriétaires d’immeubles. Le Comité sert de tribune pour le partage d’information sur des questions et projets relatifs à l’Université d’Ottawa, la Ville d’Ottawa et la collectivité de la Côte-de-Sable. Il sert également à élaborer et à mettre en oeuvre des interventions appropriées et coordonnées. Tous les membres oeuvrent à nourrir la vision.
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- RÔLES
3.1. Le Comité agit à titre de coordonnateur pour les questions relatives aux parties prenantes et assume les rôles suivants :
3.1.1. Offre une tribune libre multidisciplinaire pour aborder les questions préoccupantes communes;
3.1.2. Facilite la communication avec les parties prenantes;
3.1.3. Détermine, priorise et traite certaines questions et préoccupations précises;
3.1.4. Met sur pied des groupes de travail, des études et des projets en vue d’orienter certaines initiatives;
3.1.5. Surveille et évalue les activités de ces sous-comités, groupes d’études ou projets;
3.1.6. Formule des recommandations en vue de réaliser son mandat.
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- COMPOSITION DU COMITÉ
4.1. Le Comité est formé de parties prenantes dont la vie, le travail ou les responsabilités sont rattachés à la qualité de vie dans la Côte-de-Sable. Il se compose comme suit :
4.2. Membres
Le Comité comprend les neuf (9) membres suivants :
4.2.1. Le conseiller du quartier 12, où se situe la Côte-de-Sable;
4.2.2. Un cadre supérieur des Services de protection et d’urgence de la Ville d’Ottawa;
4.2.3. Un représentant de l’administration de l’Université d’Ottawa;
4.2.4. Un représentant de la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa (FEUO);
4.2.5. Un représentant de l’Association des étudiants diplômés de l’Université d’Ottawa (GSAED);
4.2.6. Un représentant du Service de police d’Ottawa;
4.2.7. Un représentant d’Action Côte-de-Sable;
4.2.8. Un représentant extraordinaire des résidants de la Côte-de-Sable;
4.2.9. Un représentant extraordinaire des propriétaires d’immeubles de la Côte-de-Sable.
4.3. Groupe de personnes-ressources
Le Comité invitera un représentant de chacune des organisations ci-dessous à assister aux réunions du Comité ou du groupe de travail, s’il y a lieu :
4.3.1. Service des incendies de la Ville d’Ottawa;
4.3.2. Service de l’urbanisme et de gestion de la croissance de la Ville d’Ottawa;
4.3.3. Service des sports de l’Université d’Ottawa;
4.3.4. Service du logement de l’Université d’Ottawa;
4.3.5. Comité sur la qualité de l’expérience étudiante universitaire de l’Université d’Ottawa;
4.3.6. Association des commerçants de la Côte-de-Sable ou une entité semblable;
4.3.7. Association des propriétaires d’immeubles de la Côte-de-Sable ou une entité semblable.
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- COMITÉ
5.1. La nomination des membres du Comité a lieu tous les deux ans lors de sa première réunion régulière.
5.2. Le président et le vice-président sont élus par le Comité parmi ses membres selon une procédure approuvée par le Comité.
5.3. Les fonctions de président et de vice-président sont soumises à un roulement parmi les membres du Comité, selon un calendrier approuvé par ce dernier.
5.4. Le Comité doit se réunir au moins trois (3) fois dans une année civile.
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- PRÉSIDENT
6.1. Le président dirige toutes les réunions du Comité et est responsable de l’administration générale des affaires du Comité.
6.2. Le président accorde la parole à toutes les parties prenantes.
6.3. Seul le président peut demander que certains sujets relatifs au maintien de l’ordre, à des questions juridiques, à des propriétés ou à des aspects financiers soient examinés à « huis clos ». Ces points doivent paraître dans le compte-rendu sans révéler de renseignements confidentiels.
6.4. Le président est un membre actif et votant du Comité.
6.5. Si le président est incapable de se présenter à une réunion, le vice-président dirige la réunion.
6.6. Le président désigne un secrétaire pour préparer et distribuer les ordres du jour et les comptes rendus aux membres du Comité avant chaque réunion.
6.7. Le président fournit une copie des comptes rendus au grand public sur demande.
6.8. Le président garde un registre d’archives central de tous les rapports publics et communiqués de presse.
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- GROUPES DE TRAVAIL
7.1. Avec le consentement du Comité, il est possible, en cas de besoin, d’établir un groupe de travail pour procéder à des recherches exhaustives sur un sujet précis ou pour mettre en oeuvre un projet particulier.
7.2. Le Comité nomme un président pour le groupe de travail, s’il y a lieu.
7.3. Le président du groupe de travail est chargé de convoquer et de présider les réunions, d’élaborer l’ordre du jour, de présenter les comptes rendus des réunions et de préparer les rapports des sous-comités destinés au Comité.
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- NOMINATIONS ET POSTES À POURVOIR
8.1. Les organisations mentionnées ci-dessus désignent respectivement un représentant qui fera partie du Comité. Le mandat des représentants est de durée indéterminée, sauf pour les membres extraordinaires.
8.2. Les membres extraordinaires (résidants et propriétaires d’immeubles de la Côte-du-Sable) sont nommés par le Comité. Leur mandat est d’une durée de deux ans.
8.2.1. Le Comité accepte les candidatures des personnes admissibles à ces deux postes de représentant du quartier, puis procède aux nominations.
8.3. Les représentants doivent être des décideurs de la haute direction au sein de leurs organisations respectives.
8.4. Il y a un poste à pourvoir dans le cas où un membre ou un groupe membre remet sa démission par écrit au Comité.
8.5. Lorsqu’un membre extraordinaire abandonne son poste avant l’expiration de son mandat, le Comité nomme une autre personne admissible pour la durée restante du mandat.
8.6. Le Comité est invité à désigner ses membres et des citoyens pour faire partie de groupes de travail ad hoc sur une étude ou une affectation spéciale dans le cadre de son mandat. Ces groupes de travail ne traitent que du sujet ou de la question à l’examen et sont dissous au terme de leur mandat.
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- ADMISSIBILITÉ
9.1. Seuls les membres des organisations citées dans la disposition sur la composition du Comité sont autorisés à représenter leurs organisations respectives.
9.2. Tout résidant permanent de la Côte-de-Sable (c.-à-d. qui y vit depuis au moins six (6) mois consécutifs) ou tout propriétaire d’un immeuble résidentiel locatif situé dans la Côte-de-Sable est admissible à être nommé au poste de membre extraordinaire pour représenter le quartier. Ils ne doivent pas nécessairement faire partie d’une association officielle de quartier.
Adopté le 27 août 2012